Hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp cần mua và bán, thực hiện giao dịch để thu lại lợi nhuận, thúc đẩy phát triển. Hóa đơn là chứng từ quan trọng được sử dụng để ghi nhận các thông tin giao dịch, hạch toán tài chính, kê khai thuế theo quy định. Doanh nghiệp mua phần mềm kế toán MISA để thực hiện kê khai và hạch toán tài chính.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn phát hành cần phải hủy, tránh các thông tin sai lệch, ảnh hưởng đến việc kê khai thông tin, báo cáo tài chính. Hủy hóa đơn kế toán như thế nào đúng quy định. Chia sẻ dưới đây sẽ hữu ích cho kế toán viên quan tâm cách hủy hóa đơn.

Các trường hợp hủy hóa đơn cần lưu ý

Hóa đơn là giấy tờ quan trọng với doanh nghiệp, trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa về sử dụng, sản xuất hoặc bán đi. Trong nhiều trường hợp, hóa đơn đã được xuất ra nhưng không dùng được hoặc bị lỗi, bắt buộc doanh nghiệp cần phải làm thao tác hủy hóa đơn. Cùng xác định một số trường hợp hủy hóa đơn theo quy định:

  • Trường hợp hóa đơn bị in sai thông tin, in trùng với hóa đơn trước đó hay bị in thừa.
  • Doanh nghiệp có sẵn hóa đơn nhưng mẫu đơn này không được tiếp tục sử dụng cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
  • Hóa đơn được lập trước đó, nhưng không phù hợp với luật kế toán hiện hành, dẫn đến sự sai lệch thông tin. Yêu cầu cần hủy hóa đơn và lập lại.
  • Công ty chuyển đổi địa chỉ, trụ sở kinh doanh, nhưng hóa đơn cũ còn nhiều và chưa sử dụng đến cần thực hiện thủ tục hủy và đăng ký mới để cơ quan thuế cấp mẫu hóa đơn mới cho doanh nghiệp.

Thủ tục hủy hóa đơn đúng quy định

Hủy hóa đơn là điều cần thực hiện để kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp chính xác nhất. Tuy nhiên, có một số trường hợp hóa đơn bị viết sai, kế toán viên có thể tự hủy mà không cần làm thủ tục:

  • Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai, yêu cầu kế toán viên chỉ cần lập biên bản thu hồi.
  • Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng đã kê khai, yêu cầu lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai và đồng thời thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh.

Các trường hợp còn lại, cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo đúng quy định:

  • Lập biên bản kiểm kê toán bộ hóa đơn cần phải hủy.
  • Lập hội đồng hủy hóa đơn, chỉ áp dụng với doanh nghiệp, không áp dụng với hộ cá nhân. Đồng thời hội đồng thành viên cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng nghĩa rằng tất cả các thành viên sẽ chịu trách nhiệm với việc hủy hóa đơn.
  • Chuẩn bị hồ sơ hủy hóa đơn theo quy định.
  • Hồ sơ nộp cơ quan thuế và được xét duyệt sẽ hủy trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua phần mềm kế toán hóa đơn.

Kế toán viên là người trực tiếp xuất hóa đơn cho các giao dịch mua bán. Yêu cần cần nắm rõ quy định về viết hóa đơn, xuất hóa đơn và quy trình hủy hóa đơn đúng quy định của nhà nước. Mọi hoạt động cần được thực hiện chính xác, ghi nhận thông tin đầy đủ, tránh sai phạm bị xử phạt hành chính.

Phần mềm kế toán tại https://sme.misa.vn/bao-gia/Home/Quotation sẽ hõ trợ việc xuất hóa đơn, ghi chép và cập nhật thông tin hiệu quả, chính xác cho quá trình hạch toán tài chính đúng quy định.

Chuyên mục: Tài chính